Datenschutzerklärung der HausOne GmbH

1. Verantwortlicher

HausOne GmbH
Stephanstraße 5
60313 Frankfurt am Main

Geschäftsführer: Marvin Eberhard
E-Mail: info(at)haus-one.de
Website: www.haus-one.de

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur insoweit, wie dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Durchführung vertraglicher Beziehungen, zur Bearbeitung von Anfragen oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist. Darüber hinausgehende Datenverarbeitungen erfolgen ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

Ihre Daten geben wir nur weiter, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, zur Erfüllung vertraglicher Aufgaben notwendig wird oder Sie ausdrücklich zugestimmt haben. Bestimmte Vorgänge machen auch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern erforderlich, etwa mit IT-Dienstleistern, Hosting-Anbietern oder technischen Servicepartnern im Rahmen der Immobilienbewirtschaftung. Diese werden sorgfältig ausgewählt und vertraglich gemäß Art. 28 DSGVO verpflichtet.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer findet nur statt, wenn hierfür ein angemessenes Datenschutzniveau besteht – etwa im Rahmen des EU-US Data Privacy Frameworks – oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln genutzt werden.

Die Dauer der Speicherung richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Daten aus Vertragsverhältnissen bewahren wir in der Regel zehn Jahre auf. Log- und Sicherheitsdaten unseres Servers löschen bzw. anonymisieren wir spätestens nach 30 Tagen.

3. Nutzung unserer Website

3.1 Technische Bereitstellung und Server-Protokolle

Beim Besuch unserer Website werden automatisch Daten erhoben, die Ihr Browser übermittelt. Dazu gehören insbesondere Datum und Uhrzeit des Aufrufs, die URL der abgerufenen Datei, die zuvor besuchte Seite, die übertragene Datenmenge, der verwendete Browser und das Betriebssystem sowie Ihre IP-Adresse. Diese Daten sind technisch notwendig, um unsere Website anzuzeigen und ihre Stabilität sowie Sicherheit zu gewährleisten. Die IP-Adresse wird nach spätestens 30 Tagen anonymisiert, sodass kein Personenbezug mehr besteht.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Internetauftritt).

3.2 Cookies und Einwilligungsmanagement

Wir verwenden Cookies, um die Funktionalität der Website zu ermöglichen sowie – ausschließlich nach Ihrer Einwilligung – Analyse- und Marketingdienste einzubinden. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über unser Cookie-Banner widerrufen. Die Verarbeitung erfolgt, je nach Kategorie, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a oder lit. f DSGVO sowie § 25 TDDDG.

4. Kontaktaufnahme und Objektanfragen

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen oder uns per E-Mail erreichen, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Dies betrifft regelmäßig Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten sowie den Inhalt Ihrer Nachricht. Bei objektbezogenen Anfragen erfassen wir darüber hinaus Informationen zum betreffenden Objekt, zur Schadensmeldung, zur Art des Miet- oder Eigentumsverhältnisses, ggf. übermittelte Bilder sowie Verfügbarkeiten für Besichtigungen oder Handwerkereinsätze.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sofern Sie uns freiwillig weitere Angaben übermitteln, verarbeiten wir diese auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Anfragen speichern wir nur so lange, wie sie zur Bearbeitung erforderlich sind, in der Regel maximal zwölf Monate, sofern keine vertragliche Beziehung entsteht.

5. Nutzung von Casavi

Für die digitale Kommunikation, Verwaltung, Bereitstellung von Dokumenten und Bearbeitung von Serviceanfragen setzen wir die Plattform Casavi ein (Casavi GmbH, Theresienstraße 21, 80333 München). Innerhalb dieses Portals werden u. a. Stammdaten, Objektinformationen, Kommunikationsvorgänge, Abrechnungen und Schadensmeldungen verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der Verwaltungstätigkeit und damit nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit Casavi besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

6. Microsoft 365

Für die interne Organisation sowie die E-Mail-Kommunikation nutzen wir Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.). Dabei können im Rahmen der technischen Abläufe auch Daten in Drittländer – insbesondere die USA – übertragen werden. Microsoft stellt hierfür Standardvertragsklauseln sowie zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen bereit.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten und sicheren Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Webanalyse und Marketing

7.1 Google Analytics 4

Unsere Website verwendet Google Analytics 4, jedoch ausschließlich nach Ihrer vorherigen Einwilligung. Google Analytics nutzt IP-Anonymisierung und wertet das Nutzungsverhalten auf Basis pseudonymer Daten aus, um unsere Website zu verbessern. Die verarbeiteten Daten umfassen unter anderem Seitenaufrufe, Interaktionen, Geräteinformationen und gekürzte IP-Adressen. Google kann Daten auch in die USA übertragen; hierbei greift das EU-US Data Privacy Framework.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung können Sie jederzeit über unser Cookie-Banner widerrufen.

7.2 Google Ads

Zur Messung der Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen sowie zur Optimierung unserer Kampagnen setzen wir Google Ads Conversion Tracking ein. Auch hierbei werden Cookies verwendet und pseudonyme Nutzungsprofile erstellt, die – nach Ihrer Einwilligung – an Google übermittelt werden können.

7.3 Meta Ads

Wir nutzen ebenfalls Werbedienste von Meta Platforms Ireland Ltd., insbesondere zur Reichweitenmessung und zielgruppenbezogenen Ausspielung unserer Anzeigen. Dabei kann nicht ausgeschlossen werden, dass Meta Daten auch in die USA überträgt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

8. Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre übermittelten Unterlagen und Angaben ausschließlich zum Zweck des Bewerbungsverfahrens. Die Rechtsgrundlage ist § 26 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nach Abschluss des Verfahrens löschen wir die Unterlagen in der Regel binnen vier Monaten, sofern keine Einwilligung zur längeren Speicherung vorliegt.

9. Vertragsverhältnisse mit Mietern, Eigentümern und Dienstleistern

Im Rahmen unserer Tätigkeit als Immobilienverwaltung verarbeiten wir umfangreiche personenbezogene Daten, die für die Verwaltung, Abrechnung, Kommunikation, Instandhaltung und Objektbetreuung erforderlich sind. Dazu zählen Stammdaten, Vertragsunterlagen, Zahlungsinformationen, Korrespondenz sowie Daten aus Servicevorgängen.

Diese Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unserer Aufgaben als Immobilienverwalter und basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO. Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach den gesetzlichen Vorgaben und betragen in der Regel zehn Jahre.

10. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie das Recht, einer Verarbeitung zu widersprechen. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zu, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

11. Datensicherheit

Wir nutzen moderne Sicherheitsmaßnahmen und TLS-Verschlüsselung, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie jederzeit auf unserer Website unter www.haus-one.de/datenschutz.